Conseil Départemental des Hautes-Alpes (CD05)

Collectivité PubliqueConseil DépartementalMutualisationSAE

Posté par : Ann-maël GOULVESTRE    05 avril 2017    

 

CLIENT : Conseil Départemental des Hautes-Alpes (CD05)
OBJET : Accompagnement à la définition d’une cible pour la mise en place d’un Système d’Archivage Mutualisé avec les communes du Département
Contexte : Le Département des Hautes-Alpes mène actuellement une politique d’informatisation et de dématérialisation de ses domaines de compétences, et a obtenu aux cotés des Archives Départementales, une subvention du SIAF pour leur projet de SAE. Il a sollicité le cabinet Xdemat pour l’accompagner dans la définition d’une cible pour la mise en place de ce système d’archivage électronique mutualisé.
Année : 2016 – 2017
Charge : 36 jours
Type : Forfait

 

PRESENTATION DETAILLEE

L’étude demandée par le Département des Hautes Alpes à Xdemat portait sur le cadrage et le choix d’un scénario pour retenir une plateforme d’archivage électronique en fonction des opportunités de mutualisation.

Le projet est constitué de six phases : analyse de l’existant, scenario, cible, aide au choix d’une solution, expression des besoins et analyse du marché.

Xdemat a tout d’abord recensé au travers d’ateliers les besoins et exigences du Département des Hautes Alpes et des différents contextes applicables ainsi que les attentes des partenaires en attente du SAE, avant de procéder à l’identification et la qualification des productions documentaires qui seraient éligibles au SAE, ainsi que des différentes contraintes d’intégration dans le système d’information du Département.

La seconde phase a ensuite consisté en une analyse et comparaison des deux scenarii pressentis (SWOT) avec pour chaque scénario : un macro planning de MEO (Niveaux grandes étapes), une estimation du budget, les principaux impacts potentiels ainsi qu’un modèle économique.

Les livrables pour cette phase étaient constitués du détail des scénarii avec fiche par scénario et tableau comparatif des scénarii, ainsi qu’une représentation graphique SWOT et RADAR (cf illustrations)

  

Une fois le scenario cible retenu, Xdemat a défini une architecture cible pour intégration et interfaces, et procédé à une analyse d’impact du scenario cible en produisant une analyse des coûts affinés, un planning, ainsi qu’une validation du modèle économique par les différents acteurs.

Les livrables étaient alors constitués d’une proposition de critères de choix et pondération facilitant la sélection de solution(s), des coûts estimatifs du scénario retenu par poste de dépense et sur les rubriques investissements/exploitation, ainsi qu’un modèle économique sur 3 à 5 ans.

L’ensemble de cette étude a donné lieu à une restitution avec un bilan de l’étude menée et support interactif associé.

L’étape suivante consiste en une aide apportée au Département pour le choix de la solution. Xdemat fournira pour cette étape une grille d’exigences par type de solution, une short list d’éditeurs tenant compte des contraintes et choix du Département des Hautes-Alpes, ainsi qu’une synthèse comparative de type benchmark (cf illustration).

L’avant dernière étape, selon le besoin du Département, résidera dans une formalisation des exigences de celui-ci pour sa solution de SAE mutualisé. Concrètement, il s’agit ici de mettre au point les documents de consultation des entreprises (DCE) selon le formalisme du Département.

Enfin, la dernière phase du projet confiée à Xdemat aura pour nature l’analyse des solutions. Xdemat fournira ici une assistance aux questions/réponses des entreprises candidates, une analyse comparative des solutions, ainsi qu’un rapport d’analyse pour proposition de choix.

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