Ville de Caluire et Cuire

accompagnement méthodologiqueGEDstratégie dématérialisation

Posté par : Iris Schaal    13 février 2019    

Client : Ville de Caluire et Cuire
Objet : Définition d’une stratégie de dématérialisation
Contexte : Les services de la ville de Caluire-et-Cuire ont déjà l’habitude d’utiliser des documents au format dématérialisé, que ce soit dans le cadre de l’utilisation d’applications métiers, ou via l’organisation de la documentation dans des répertoires de fichiers Windows partagés.

Malgré tout, il est à noter que l’organisation de la documentation est très hétéroclite entre les différents acteurs de la collectivité. Que ce soit dans les la typologie documentaire ou dans les processus de travail impliquant des documents.

Cette mission doit donc cadrer la documentation dématérialisée de ces différents services.

Année : Avril 2017 – Juillet 2018
Charge : 45 jours
Type : Forfait

 

PRESENTATION DETAILLEE

La ville de Caluire-et-Cuire s’engage dans une démarche de dématérialisation globale. Cette initiative est issue de l’impulsion de l’Etat et d’une mise en conformité pour une meilleure efficience dans la production et traitement des « documents », leur circulation et leur conservation.

Ces changements nécessitent que les différents acteurs de la ville soient sensibilisés aux enjeux et contraintes de ces projets et partagent une compréhension de ces mutations incontournables.

De manière générale, nous aborderons les sujets suivants :

– La mutation organisationnelle

– Les fondements juridiques

– Les formats et concepts de gestion des contenus

– Les applications et les outils de la dématérialisation

– L’archivage et les contraintes de sécurité

– La signature électronique

– Des exemples opérationnels

 

La prestation s’est déroulée en cinq phases :

  • La première phase consiste en une sensibilisation à l’état de l’art en matière de dématérialisation dans une logique de communication et de montée en compétences. Elle vise à transmettre les notions et les enjeux de la dématérialisation et de l’archivage électronique.
  • La seconde phase consiste à mettre en exergue le besoin et l’existant en faisant donc appel à une méthodologie d’ateliers avec différents métiers. Cette phase sera conclue sous la forme d’une synthèse du besoin.
  • La troisième phase consiste en la proposition d’un scénario-cible de mise en œuvre de la dématérialisation, le plus à même à répondre aux exigences du besoin. Le document de cette phase prend la forme d’un document de spécification générale et de préconisations concrètes nécessaires dans le cadre de la publication d’un appel d’offre.
  • La quatrième phase, consister en une étude des solutions de marché. Cette dernière se fera à travers la comparaison des offres du marché avec la réalisation d’un  POC (Proof Of Concept) afin de passer du « cadrage » au « pratique ».
  • La dernière phase (optionnelle) consiste à la mise en conformité des exigences. En effet, après avoir établie les besoins et la cible, nous serons à même de rédiger un document permettant de mettre en conformité les exigences en vue d’un appel d’offre.

 

 

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