Assistance à Maîtrise d’ouvrage

La pluridisciplinarité de notre cabinet, a permis à nos consultants de travailler, sur demande de ses clients, sur un grand nombre d’offres actuelles de GED et d’archivage électronique du marché.

Le cabinet XDEMAT, au travers de son champ de compétences et d’actions est en mesure d’accompagner les institutions publiques et les entreprises privées dans leur démarche de réflexion et de mise en œuvre de solutions.

Cet accompagnement qui se veut à la fois être méthodique, technique et opérationnel est le fruit d’une expertise consolidée grâce à sa participation dans de nombreux projets de dématérialisation des processus.

L’expérience et la capitalisation acquises par notre cabinet de conseil XDEMAT ont permis à notre équipe de consultant d’élaborer une méthodologie de travail basée sur la maîtrise de compétences technique et fonctionnelle.

Cette maîtrise, enrichie par la mise en œuvre de bonnes pratiques inspirées par les normes apporte à XDEMAT une expertise et un savoir-faire métier efficient, que nous sommes en mesure de mettre au profit de votre projet.

XDEMAT propose ainsi à ses clients du secteur privé ou public de les accompagner dans la conduite, la mise en œuvre et le pilotage de projets de dématérialisation et d’archivage électronique.

Nous accompagnons nos clients tout au long du cycle de vie de leurs projets de gestion documentaire répondant aux besoins primordiaux tel que : les études préalables, l’expression de besoins, la rédaction du cahier des charges, l’accompagnement dans le choix de la solution, son déploiement sans oublier la conduite au changement.

Sous quelle forme peut se présenter l’AMOA proposée par le cabinet XDEMAT ?

L’AMOA proposé par XDEMAT peut prendre les formes suivantes :

  • L’Assistance à la mise en œuvre
  • L’accompagnement
  •  La gestion des processus

 

 

 

 

 

En quoi peut consister l’assistance à la mise en œuvre proposée par le cabinet XDEMAT ?

L’assistance proposée par XDEMAT peut être pensée dans le cadre des missions suivantes :

  • La Gouvernance de l’information documentaire
  • L’étude des besoins, le cadrage
  • L’Optimisation des flux d’information
  • La création de workflow documentaires
  • La rédaction de charte et politique d’archivage, de référentiels de conservation, de plans de classement (récolement, plan de référencement)
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En quoi peut consister l’accompagnement proposée par le cabinet XDEMAT ?

L’accompagnement proposé par XDEMAT peut prendre les formes suivantes :

  • Assistance à maîtrise d’ouvrage, management de projet
  • L’étude de marché des solutions en fonction d’une cible, le benchmark, le maquettage (POC)
  • Le modèle économique, les scénarios d’évolution, les modalités de consultation des offres
  • L’assistance à la mise au point de la consultation
  • Aide au choix de solutions
  • Accompagnement au changement, sensibilisation, formation
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Que propose le cabinet XDEMAT afin de nous aider dans la gestion de nos processus ?

La gestion de processus proposé par XDEMAT peut être réalisée dans le cadre des missions suivantes :

  • Diagnostic des documents papiers et électroniques et leurs circuits de production
  • Préconisation d’améliorations de la gestion documentaire, définition et modélisation des processus, proposition de politiques de records management, de schémas directeurs, de plans d’actions de traitement
  • Etat de l’art des logiciels (archives, GED, Workflow, SAE et éditique)
  • Aide au choix de solutions Rédaction de cahiers des charges, dépouillement des offres
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Quels sont les exemples de projets, le cabinet XDEMAT est-il en mesure de nous accompagner ?

  • Etudes de faisabilité/opportunité

En réalisant une analyse de l’existant et une appréciation des besoins, XDEMAT est en capacité d’effectuer une étude complète comprenant l’évaluation des coûts, l’évaluation du retour sur investissement, le zoom sur les nouvelles pratiques et leurs impacts (changement, formation…)

  • Projet de dématérialisation des documents (Nativement numériques et numérisés)

Ce projet consiste pour partie à identifier les fonds documentaires pouvant faire l’objet d’une dématérialisation et par la suite définir les processus liés à la gestion de ces derniers.

Dans le cadre de ce projet XDEMAT est en mesure de rédiger le cahier des charges, de participer à la sélection de la solution, de conduire la mise en œuvre et d’assurer le contrôle du bon fonctionnement de la solution.

  • Mise en place d’une GED et SAE (CFN)

XDEMAT est amené à étudier l’architecture et la pérennité des outils mis ou à mettre en place, cette étude est facilitée par notre expertise des solutions GED et SAE (CFN) du marché.

Nous sommes en mesure de vous accompagner de manière neutre et objectif dans la formalisation de votre démarche et dans la conduite au changement associée.

  • Aide au déploiement de l’Archivage électronique

L’aide au déploiement réalisée par XDEMAT, se définit par la mise en œuvre des étapes suivantes :

  • L’animation d’ateliers de collecte d’informations (mission cadrage, schémas directeurs)
  • Sélection des outils spécifiques aux types de contenus
  • La rédaction des pratiques documentaires (PA, DPA, Charte…)
  • L’élaboration de cahiers des charges

 

Qu’attendez-vous pour nous contacter ? Confiez-nous votre projet, votre projet deviendra le nôtre.
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