L’AMOA proposée par XDEMAT peut prendre les formes suivante :
- L’ assistance à la mise en œuvre
- L’ accompagnement
- La gestion des processus
L’assistance proposée par XDEMAT peut être pensée dans le cadre des missions suivantes :
- La gouvernance de l’information documentaire
- L’étude des besoins, le cadrage
- L’optimisation des flux d’information
- La création de workflows documentaires
- La rédaction de charte et politique d’archivage, de référentiels de conservation, de plans de classement (récolement, plan de référencement)
L’accompagnement proposé par XDEMAT peut prendre les formes suivantes :
- Assistance à maîtrise d’ouvrage, management de projet
- L’étude de marché des solutions en fonction d’une cible, le benchmark, le maquettage (POC)
- Le modèle économique, les scenarii d’évolution, les modalités de consultation des offres
- L’assistance à la mise au point de la consultation
- Aide au choix de solutions
- Accompagnement au changement, sensibilisation, formation
- Etudes de faisabilité/opportunité
En réalisant une analyse de l’existant et une appréciation des besoins, XDEMAT est en capacité d’effectuer une étude complète comprenant l’évaluation des coûts, l’évaluation du retour sur investissement, le zoom sur les nouvelles pratiques et leurs impacts (changement, formation…)
- Projet de dématérialisation des documents (nativement numériques et numérisés)
Ce projet consiste pour partie à identifier les fonds documentaires pouvant faire l’objet d’une dématérialisation et par la suite définir les processus liés à la gestion de ces derniers.
Dans le cadre de ce projet, XDEMAT est en mesure de rédiger le cahier des charges, de participer à la sélection de la solution, de conduire la mise en œuvre et d’assurer le contrôle du bon fonctionnement de la solution.
- Mise en place d’une GED et SAE (CFN)
XDEMAT est amené à étudier l’architecture et la pérennité des outils mis ou à mettre en place. Cette étude est facilitée par notre expertise des solutions GED et SAE (CFN) du marché.
Nous sommes en mesure de vous accompagner de manière neutre et objective dans la formalisation de votre démarche et dans la conduite au changement associée.
- Aide au déploiement de l’Archivage électronique
L’aide au déploiement réalisée par XDEMAT, se définit par la mise en œuvre des étapes suivantes :
- L’animation d’ateliers de collecte d’informations (mission cadrage, schémas directeurs)
- Sélection des outils spécifiques aux types de contenus
- La rédaction des pratiques documentaires (PA, DPA, Charte…)
- L’élaboration de cahiers des charges