La dématérialisation des marchés publics, des enjeux avant tout transverses : décryptage et retour d’expérience.

dématérialisation transversaledématérialisation verticaleMarchés publics

Posté par : Iris Schaal    15 février 2019    

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés s’est imposée à toutes les étapes de la passation de marchés, supérieur à 25.000 euros. C’est sous l’impulsion du droit européen (directive n°2014/24/UE du parlement européen et du Conseil sur la passation des marchés publics) que la France a progressivement mis en œuvre un calendrier de la dématérialisation des marchés publics par plusieurs ordonnances, suivies de plusieurs arrêtés.

Dernièrement, un code de la commande publique, issu de l’ordonnance n°2018-1074 du 26 novembre 2018 et du décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018, regroupe et organise les règles relatives aux différents contrats de la commande publique, des marchés publics et des contrats de concession.  Ce code rentrera en vigueur dès le 1er avril 2019.

A ce jour, de nombreux projets de dématérialisation de la commande publique ont été mis en œuvre côté acheteur. XDEMAT a accompagné certains d’entre eux dans leurs projet de dématérialisation.

Notre analyse a été effectué en premier lieu de manière verticale, c’est-à-dire en axée sur l’étude des processus en rapport avec la commande publique. Le but d’une approche verticalisée est de dématérialiser toute la chaîne de la commande publique via un profil acheteur/plateforme de marchés publics, de la mise à disposition des documents jusqu’à l’archivage de ces derniers. La signature électronique étant une obligation future, la sortie du décret étant prévue sous deux ans, il est conseillé de prévoir l’archivage électronique des documents de la commande publique afin de préserver l’intégrité des documents signés et de se familiariser avec ce dispositif. Un coffre-fort électronique est une solution idéal pour conserver les documents de la commande publique sur des durées d’utilités administrative entre 5 et 10 ans maximum (candidatures retenues et non retenues, pièces justificatives etc.).

Néanmoins, à la fin de cette analyse verticale, il faut envisager que la dématérialisation des marchés publics implique une approche plus transversale.  Les documents de la commande publique ne se limite pas aux seuls services qui en sont acteurs, sont aussi concernés la direction générale qui doit valider les documents de passation de marchés et les signer, les opérationnels qui ont besoin des documents transmis au maitrises d’œuvre et la direction des marchés qui doit pouvoir partager ses informations avec la direction Juridique etc… Il existe donc un besoin transverse de diffusion de la documentation et de signature électronique et par extension d’archivage électronique.

De fait, bien que les exigences réglementaires obligent à passer par le profil acheteur pour la passation des marchés renforçant ainsi la traçabilité, les besoins fonctionnels se portent sur la diffusion de l’information et sur une volonté de jouir d’une documentation numérique sur tout le cycle documentaire.  Il est donc possible d’envisager le déploiement, d’une gestion électronique de documents, d’un parapheur électronique et d’une brique d’intégrité (coffre-fort numérique ou archivage électronique) afin de dématérialiser toute la chaîne de la commande publique. Une solution de dématérialisation transverse permet d’anticiper des besoins futurs et de faire bénéficier d’autres périmètres des outils installés. De, plus l’Etat ayant entamé un plan de transformation numérique touchant déjà la facturation avec la plateforme Chorus, il est probable que d’autres obligations ne tarderont pas à toucher d’autres périmètres.

 

 

Il est donc essentiel de définir en amont les priorités  de votre projet de dématérialisation de la commande publique, les deux approches peuvent être conciliées. Il est envisageable pour commencer de verticaliser l’approche et d’ensuite opter pour une approche plus transversale.

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

* Cocher cette case est obligatoire pour pouvoir déposer un commentaire

*

J'accepte

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.