CNMSS – Établissement d’un tableau de gestion et d’une charte d’archivage.

Archivage Electroniquecharte d'archivageCNMSSEtablissement PublicRéférentiel de conservationréglementation

Posté par : Léa Marquet    07 septembre 2020    

 

Client: CNMSS (Caisse Nationale Militaire de sécurité sociale)

La Caisse Nationale Militaire de Sécurité Sociale (CNMSS), est un établissement public national à caractère administratif bénéficiant de la personnalité juridique et de l’autonomie financière. Elle est placée sous la tutelle du ministère des Affaires sociales, du ministère du Budget et du ministère des Armées.

Elle a pour mission principale de gérer le régime spécial des militaires par le versement des prestations en nature de l’assurance maladie-maternité à sa population protégée (un peu plus de 844 340 bénéficiaires (militaires d’active et retraités, ainsi que leurs familles).

Objet : Établissement d’un tableau de gestion et d’une charte d’archivage.
Contexte : Depuis le tournant des années 2010, une évolution importante de la production documentaire marque un tournant dans la gestion des archives du CNMSS : La diminution conséquente de l’archivage de dossiers.

La CNMSS a pour objectif de moderniser et d’adapter sa fonction « archives », aussi prépare-t-elle la mise en place d’un Système d’archivage électronique. La CNMSS doit au préalable établir un tableau de gestion et une politique d’archivage au sein de l’ensemble des services, pour se conformer à la réglementation applicable aux archives.

Cette modernisation s’inscrit dans un projet plus vaste de dématérialisation de la documentation et d’archivage électronique : la mise en place d’une méthodologie de numérisation et de conservation des documents numérisés afin d’anticiper la destruction des originaux papiers (application du Vademecum du SIAF).

Année : Août 2019 – Février 2020
Charge : 29,5 jours
Type : Forfait

 

Prestation réalisée :

La mission d’archivage confiée à XDEMAT a de fait un double objectif :

  • La mise en conformité par rapport à la réglementation des archives ainsi que la sensibilisation du personnel de la CNMSS à l’archivage ,
  • La réalisation de la charte d’archivage et du référentiel de conservation, critères indispensables pour la mise en application du Vademecum du SIAF.

La prestation réalisée par XDEMAT s’est déroulée en trois grandes phases :

  • La première phase consiste en un état des lieux de l’existant au travers d’ateliers réalisé par processus (13 ateliers au total). Ils ont pour but de référencer la documentation produite et comment elle s’inscrivait dans les processus métiers. Cette matière première permet de remplir le référentiel de conservation,

Cette grille sera complétée par une analyse de risques selon la méthode EBIOS avec la réalisation d’une matrice de risques au regard de la norme ISO/TR 18128 ainsi que la liste des livrables à réaliser pour la mise en conformité.

  • La deuxième phase a pour objectif de remplir le référentiel de conservation avec les données qui ont été récupées lors des ateliers métiers. Cette phase se déroule en deux temps :
    • Une phase d’analyse, et de recherche sur la réglementation des archives dans le milieu médical serait mené par XDEMAT,
    • Une fois, le référentiel rempli, il sera envoyé aux métiers afin d’être validé et si nécessaire modifié.

Une fois, cette phase finalisée, le référentiel sera validé par l’équipe projet de la CNMSS.

  • La troisième phase consistera en la réalisation de la charte d’archivage, qui viendra compléter le référentiel de conservation. Elle a pour but d’énoncer les bonnes pratiques, l’environnement juridique et réglementaire en vigueur, identifier les acteurs ainsi que leurs rôles et responsabilités respectives. Cette charte constitue par conséquent un référentiel de la sécruité de l’archivage pour qu’il puisse être qualifié de « fiable ».

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