CDG 69

AMOdématérialisation transverseGED

 

 

Client :	CDG69 Le CDG69 agit pour le compte de 430 collectivités qui lui sont affilées et certaines compétences pour les collectivités non affiliées comme la Région, le Département, la Métropole de Lyon. Dans le cadre de ses activités le CDG69 met à disposition des collectivités des experts dans les domaines de l’archivage, la médecine préventive, la prévention des risques professionnels, l’assistance juridique non statutaire, le conseil en gestion des ressources humaines, le remplacement de postes administratifs, l’intérim, l’assistance sociale du personnel…
Objet :	Assistance pour la mise en place d’une plateforme GED
Contexte :	C’est dans le cadre de ces fonctions « support » que le rôle de la GED, au sein du CDG trouve toute sa place. De fait, l’AMO aura pour but à la fois de définir les orientations de la GED à acquérir au regard des fonctionnalités demandés dans la présente consultation, mais aussi au regard des missions du CDG : plateforme d’échanges, connexion avec d’autres applicatifs, dématérialisation globale des processus etc…
Année :	Janvier 2020 – à aujourd’hui
Charge :	38,5 jours
Type :	Forfait

PRESTATION DETAILLEE

Dans le cadre du CDG69 la dématérialisation doit répondre à plusieurs enjeux divers :

• Le nombre de fonctions supports que le CDG69 doit assumer,
• Le nombre d’acteurs externes, 430 collectivités affiliées au total,
• Le nombre de flux d’informations en constante augmentation.

De fait, la GED serait donc un outil qui permettra de dématérialiser les relations avec les collectivités et répondre aux besoins internes de dématérialisation.

Dans ce contexte l’objectif de la prestation confiée à Xdemat est multiple :

• Réaliser une analyse fonctionnelle et technique de l’existant
• Présenter une étude des solutions existantes sur le marché
• Accompagner le CDG69 sur l’ensemble des procédures de consultations (réaliser les pièces techniques des DCE, analyser les offres, aider au choix du prestataire …)

L’accompagnement d’XDEMAT sera réalisé en quatre phases :

• La première prestation consiste en un état des lieux de l’existant au travers d’ateliers de recueil des besoins, d’analyse de l’existant avec les différents acteurs référents. Elle donne lieu à une synthèse des besoins (grille fonctionnelle) proposant des préconisations.
• Puis la seconde phase s’attache à l’élaboration de divers scenarii de mise en œuvre, au terme desquels le CDG69 doit retenir un scénario cible à approfondir.
• Ensuite la troisième phase correspondant à la rédaction du cahier des charges : CCTP, du CCAP ainsi qu’une aide à la rédaction du RC.
• Enfin la dernière phase consiste en un accompagnement à la passation du marché et à la consultation. Afin de choisir une solution, XDEMAT réaliser une synthèse des offres avec un tableau comparatif.

Exemple de comparatif de solution