CNMSS – Application du Vademecum du SIAF

AMOAudit de conformité;copie fidèle et durable;NFZ42-026;Vademecum;

Posté par : Iris Schaal    14 septembre 2020    

 

 

Client : CNMSS

La Caisse Nationale Militaire de Sécurité Sociale (CNMSS), est un établissement public national à caractère administratif bénéficiant de la personnalité juridique et de l’autonomie financière. Elle est placée sous la tutelle du ministère des Affaires sociales, du ministère du Budget et du ministère des Armées.

Elle a pour mission principale de gérer le régime spécial des militaires par le versement des prestations en nature de l’assurance maladie-maternité à sa population protégée (un peu plus de 844 340 bénéficiaires (militaires d’active et retraités, ainsi que leurs familles).

Objet : AMOA Numérisation et Destruction – Application de Vade-Mecum
Contexte : Dans la continuité de la mission d’archivage, la CNMSS a pour objectif de diminuer le volume des archives papier conservé actuellement sur son site d’archivage.

Dans cet objectif la CNMSS doit se mettre en conformité et appliquer le Vademecum du SIAF. Il est donc nécessaire au préalable de réaliser un audit afin de savoir si la CNMSS remplit les conditions nécessaires pour réaliser des copies numériques fidèles et durables afin de pouvoir détruire ces documents papier originaux.

Année : Février 2019 – à aujourd’hui
Charge : 55 jours
Type : Forfait

PRESTATION DETAILLEE

La mission d’archivage mené précédemment, permettait à la CNMSS de pouvoir remplir deux critères du Vademecum du SIAF : la réalisation d’un tableau de gestion validé par le contrôle scientifique et technique et une charte d’archivage.

La prestation réalisée par XDEMAT s’est déroulée en trois grandes phases :

  • La première phase sera de réaliser l’audit de la chaine de numérisation. Ce dernier se déroulera en deux temps :
    • Via une grille d’audit réalisée par XDEMAT, mêlant les exigences du Vademecum du SIAF et certains aspects méthodologiques de la norme 42-026. Cette grille comportera aussi des aspects plus techniques en termes de système d’information. Cette grille sera remplie avec la documentation déjà réalisée par la CNMSS,
    • Via un entretien avec l’équipe du bureau GED et la DSI concernant certains aspects et afin de compléter au plus finement la grille.

Cette grille sera complétée par une analyse de risques selon la méthode EBIOS avec la réalisation d’une matrice de risques au regard de la norme ISO/TR 18128 ainsi que la liste des livrables à réaliser pour la mise en conformité.

  • La deuxième phase consistera à définir la cible fonctionnelle et technique à travers la réalisation d’ateliers fonctionnels et techniques afin de pouvoir établir les documents suivants :
    • La politique de numérisation : document encadrant la numérisation et sa chaine,
    • Les spécifications techniques de la numérisation : les modalités techniques de la numérisation,
    • Le manuel qualité des procédures : le déroulement et les étapes de cette dernière.
  • La troisième phase consistera en la proposition de scénarii possible et de l’approfondissement de l’un d’entre eux afin de savoir :
    • Ce qu’il faut faire
    • Pourquoi il faut le faire
    • Comment il faut le faire
    • Quand faut-il le faire (établissement d’un plan de charge et d’un plan d’action).

Exemple de grille d’audit réalisée

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