CNRS

accompagnement méthodologiquefacturation électroniqueGED

Posté par : Iris Schaal    27 février 2019    

 

Client :  Centre national de la recherche scientifique 
Objet : AMOA Accompagnement dématérialisation
Contexte : Le CNRS s’est lancé dans une stratégie de dématérialisation de la production des documents papiers avec une maitrise du cycle de vie afin de préserver la valeur probatoire et patrimoniale des documents.

Xdemat a déjà accompagné le CNRS dans la première phase de ses travaux, se déroulant sur le premier semestre 2018. Le CNRS souhaite prolonger cette assistance sur des nouvelles missions.

Année : Janvier 2018  – Aujourd’hui
Charge : 68,75 jours
Type : Forfait

 

PRESENTATION DETAILLEE

Le CNRS a établi le principe d’une plateforme avec des outils déjà en place comme la GED de l’éditeur EVER. La solution GED actuelle doit évoluer pour permettre d’assurer une maitrise et une conformité du cycle de vie, notamment avec des fonctionnalités de « RM : Record Management ».

Le traitement des factures de recettes est pris en compte aujourd’hui dans des chaines de traitements. Le traitement actuel est coûteux et il est opportun de le revoir à l’image de ce qui a été réalisé pour les factures entrantes dans le cadre de CHORUS.

Le CNRS recherche dans cette nouvelle approche une plus grande efficience (Collaboratif) et conformité (Archivage électronique).

Il s’agit ainsi de faire de la plateforme STAR (Service Transverse d’Archivage) le point central de l’information, avec deux premiers projets :

  • Déploiement de la facturation recette (STAR-FREC)
  • Compte financier (STAR-COFI)

La mission XDEMAT s’est déroulée en plusieurs phases :

  • Phase 1 : Finalisation du besoin fonctionnel et démarrage opérationnel des chantiers
    Cette première phase consiste à finaliser les travaux de définition du besoin sur les périmètres établis.
    Il s’agit de terminer les documents actuellement en cours de rédaction, mais aussi de travailler sur des améliorations à apporter.Afin de finaliser cette phase déjà entamée dans les prestations actuelles, nous allons finaliser des documents de référence tel que le scénario-maquette.
    A noter que pour cela, un certain nombre d’ateliers seront nécessaires et que pour les mener, nous préconisons une démarche par processus (service/activité) qui permet de bien appréhender toutes étapes du processus métier avec les échanges des différents acteurs internes et externes afin de pouvoir envisager la production, l’échange et la conservation dans le temps en particulier d’originaux électroniques.
  • Phase 2 : Accompagnement du CNRS pour le pilotage des opérations de réalisation. Cette seconde phase consiste à accompagner le CNRS à la fois dans la définition des spécifications des outils et de leur validation, dans la bonne prise en compte des bonnes pratiques définies.
  • Phase 3 : Recette facture et recette. Cette phase consiste à la préparation et à la réalisation de la recette MOE et également sur le périmètre STAR-FREC.
  • Phase 4 et phase 5 : Mise en œuvre et déploiement. Cette phase permettra aux acteurs du CNRS de déployer la démarche sur de nouveaux périmètres documentaires.

 

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