Communauté de Communes du Val de Drôme (CCVD)

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Posté par : Ann-maël GOULVESTRE    12 avril 2017    

CLIENT : Communauté de Communes du Val de Drôme (CCVD)
OBJET : Prestation d’assistance relative à la facturation Electronique et portail Chorus Pro
Contexte : Dans le cadre de l’obligation de facturation électronique entrant progressivement en vigueur le 1er janvier 2017, le Val de Drôme a confié à Xdemat la réalisation d’une étude des besoins générale quant à ses besoins en terme de dématérialisation, d’abord focalisée sur les impératifs de la dématérialisation de la chaîne comptable.
Année : 2016-2017
Charge : 20 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE

Le Val de Drôme souhaitait disposer d’une étude des besoins générale concernant ses besoins en terme de dématérialisation orientée dans un premier temps pour répondre aux impératifs de la dématérialisation de la chaîne comptable. Cette étude des besoins devait également être orientée outil, avec la possibilité d’acquérir et d’installer une GED (Gestion Electronique de Documents) ; une GEC (Gestion Electronique de Courriers) avec numérisation des documents sur supports papiers, ainsi qu’un SAE (Système d’Archivage Electronique).

Le cabinet Xdemat a donc accompagné la communauté de communes du Val de Drôme sur les trois axes suivants :

  • L’initialisation/ prise en main du portail Chorus pro
  • La modélisation des processus actuellement en place pour le traitement des factures
  • La future solution de GED/GEC/SAE, et les arbitrages à opérer concernant une future consultation.

Sur le volet paramétrage du portail Chorus Pro, Xdemat a procédé à des jeux de test avec CCVD afin de les préparer au mieux à la plateforme. L’objectif était de simuler plusieurs typologies de factures et circuits de traitement induits.

Pour ce qui concerne la modélisation des pratiques existantes de la CCVD, Xdemat a proposé une modélisation des processus actuels de traitement de la facture reçue ainsi que de la génération du Bon de commande ; l’idée étant de faire valider par le service métier pour une bonne compréhension par Xdemat des processus de CCVD. Les livrables suivants étaient constitués de la modélisation de ces processus existants selon la notation BPMN avec l’outil Bizagi, ainsi que des processus cibles.

Enfin, concernant une future solution de GED/GEC/SAE, Xdemat a accompagné la CCVD pour l’aider à définir plus précisément ses besoins en établissant avec elle une grille d’exigences fonctionnelles, et en lui fournissant notamment des éclairages sur les arbitrages à opérer concernant une future consultation.

Ces informations recueillies en terme d’exigences permettront d’alimenter le cahier des charges (une phase de consultation pour retenir une solution est optionnelle dans le cadre du projet).

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