Conseil Départemental du Rhône CD69

CD69Collectivité PubliqueConseil Départementaldématérialisation des PJ

Posté par : Ann-maël GOULVESTRE    29 novembre 2017    

CLIENT :

Département du Rhône (CD69)

OBJET : Dématérialisation des pièces justificatives
Contexte : Assistance à maîtrise d’ouvrage pour préparer la mise en œuvre de la dématérialisation de la chaîne comptable et plus spécifiquement la dématérialisation des pièces justificatives obligatoire au 1er janvier 2019 pour les départements, régions et communes de plus de 20000 habitants (loi NOTRe n°2015-991 du 7 août 2015 ).
Année : 2017
Charge : 45 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE

Environnement technique

Le système d’information financière au Département du Rhône est géré au travers de l’outil CORIOLIS de la société BULL-ATOS. Il est actuellement en cours d’évolution pour pouvoir intégrer le service fait dématérialisé (sept/oct). Le CD 69 transmet les flux au format PES V2, signés de manière électronique. Une GED Alfresco lui sera adossée pour conserver les documents transmis. Selon les services concernés, d’autres outils sont également recensés : entre autres Poséidon (pour les Délibérations), Alexandrie (GED marchés), Iodas (pour l’action sociale).

 

Prestation réalisée

L’objectif du Département du Rhône est de mettre en place la dématérialisation de toutes les pièces justificatives pour 3 services pilotes (Direction autonomie, Direction des usages numériques et Direction générale Mission) dans un premier temps, puis pour l’ensemble de la collectivité, en adaptant le système d’information financier actuel.

A cette fin, la prestation réalisée par Xdemat se scinde en deux étapes successives :

  • Etude de l’existant pour les services pilotes identifiés
  • Proposition d’un processus cible déclinable pour les autres services.

Lors de la 1ère phase, Xdemat a réalisé les prestations suivantes :

  • Recensement de l’existant au sein de trois services pilotes de la collectivité à travers la réalisation de rencontres et d’ateliers avec les sachants (Coté dépense et recette)
  • Ces ateliers ont donné lieu à la production de comptes rendus détaillés
  • Modélisations selon la norme BPMN pour certains des processus actuels des services pilotes identifiés comme pertinents pour la définition d’une cible déclinable.
  • Réalisation d’un tableau de production documentaire pour les Pièces Justificatives identifiées à l’occasion des ateliers menés.
  • Etude des processus de création, stockage, transmission, et validation des pièces justificatives de dépense et de recette en corrélation avec les besoins identifiés du payeur.

Lors de la 2nde phase, Xdemat a réalisé les prestations suivantes :

  • Proposition d’une solution cible respectant le cycle de vie des documents, homogène et déclinable pour les autres services de la collectivité.
  • Modélisation de cette solution cible selon la norme BPMN avec sa description.
  • Identification des évolutions nécessaires pour automatiser la récupération dans l’outil de gestion financière Coriolis des PJ à valeur probante générées par les autres applications afin de les associer lors de la génération du Flux.

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