Conseil Départemental du Tarn et Garonne

Etude préalableGEDMaîtrise des riquesSAE

Posté par : Iris Schaal    06 mars 2019    

Client : Conseil Départemental du Tarn et Garonne
Objet : AMOA Étude préalable mise en place GED et SAE
Contexte : Obligation de dématérialisation des pièces comptables (factures dès janvier 2017, bordereaux journaux dès 2019)

Obligation à court terme de dématérialiser les marchés publics.

Année : Août 2016 – Juin 2017
Charge : 37 jours
Type : Forfait

 

PRESENTATION DETAILLEE:

Le Conseil départemental souhaite définir une stratégie globale de gestion documentaire avec les fonctionnalités de GED et SAE afin de structurer, sécuriser et fluidifier la circulation des données électroniques.

Dans ce contexte l’objectif de la prestation était de permettre au département de :

  • Maîtriser des risques juridiques
  • Identifier et verser les documents à valeur probante ou présentant un intérêt historique au sein du futur SAE
  • Centraliser les documents communs pour éviter les doublons
  • Réduire le flux papier
  • Réduire les coûts liés au stockage
  • Réduire la reproduction des documents papiers
  • Éviter ou limiter la diffusion sous forme papier
  • Améliorer la traçabilité des actions
  • Faciliter la recherche des documents
  • Mieux partager l’information entre les services

Pour atteindre cet objectif Xdemat a réalisé les prestations suivantes :

  • Ateliers de recueil des besoins et de l’existant.
  • Synthèse des besoins et de l’existant pour la rédaction de scenarii de mise en œuvre d’une GED/SAE
  • Priorisation et choix d’un scenario cible qui prendra la forme d’un document de spécification générale et de préconisations concrètes nécessaires dans le cadre de la publication d’un appel d’offre

 

 

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