CROUS de Lyon

CROUSMarchés publicsstratégie dématérialisation

Posté par : Iris Schaal    13 mars 2019    

 

Client : CROUS de Lyon  : service achat
Objet : AMOA Dématérialisation de la commande publique
Contexte : Il n’y a actuellement pas d’outil de dématérialisation actuellement déployé au CROUS de Lyon.

Une grande partie de la documentation est toujours gérer de façon papier, ou bien grâce à des répertoires Windows.

La dématérialisation de la commande publique s’inscrit dans un contexte plus global de dématérialisation. Cette étude vise donc, grâce à un besoin de départ, à élargir le scope des fonctionnalités pour accoucher d’une logique de dématérialisation transverse à différents périmètres.

Année : Mai 2018- Septembre 2018
Charge : 28 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE:

L’objectif des services achats, finances et patrimoine est de se mettre en conformité avec les obligations du 1er avril 2018 concernant la commande publique. La dématérialisation de la commande publique s’inscrit dans un contexte plus global. L’étude réalisée vise donc, grâce au besoin exprimé au départ, à un élargissement du périmètre afin d’accoucher d’une logique de dématérialisation transverse.

Le CROUS de Lyon souhaite mettre en place une organisation dématérialisé autour de la commande publique de ses documents et processus.XDEMAT a accompagné le CROUS de Lyon dans cette démarché.  La volonté du CROUS de Lyon était d’élargir le besoin dans une logique de dématérialisation transverse afin d’anticiper de futurs besoins concernant les marchés publics et d’autres périmètres (GED, SAE, CFN).

La prestation s’est déroulée en trois axes :

  • Le premier axe consiste en une étude des processus et des besoins.  L’objectif de cet axe est de définir les besoins et de cartographier les processus existants afin de définir une cible cohérente. Les livrables de cet axe seront une synthèse des besoins, le guide d’animation des ateliers et les comptes-rendus de chaque atelier.
  • Le second axe est de définir le scénario-cible. Il a été mis en avant plusieurs possibilité de déploiement de la stratégie de dématérialisation et un scénario a été choisi afin d’être approfondi. Les livrables de ce deuxième axe sont les suivants : identification des scénarios envisageables, approfondissement du scénario-cible retenu, planning et étude des coûts détaillés.
  • Un troisième axe d’aide au choix de la solution. XDEMAT a accompagné le CROUS de Lyon dans la rédaction des documents de références afin de sélectionner le prestataire et a assisté aux soutenances. A été rédigé pour cette phase, un cahier des charges ainsi qu’une grille de notation des offres.

 

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