Département du Rhône (CD 69)

Archivage ElectroniqueMutualisationSAE

Posté par : Iris Schaal    20 mars 2019    

 

Client : Département du Rhône (CD69)
Objet : AMOA  pour projet d’archivage électronique
Contexte : Les Archives départementales et métropolitaines ont la particularité d’être soumises à une double tutelle du Conseil départemental du Rhône et de la Métropole de Lyon. Ainsi, elles ont vocation à recevoir et conserver les archives définitives de ces deux collectivités.

Au sein de la Métropole de Lyon, une « unité archives », rattachée à la Direction du patrimoine et des moyens généraux, assure la gestion des archives courantes et intermédiaires et la préparation du versement des archives historiques aux Archives départementales et métropolitaines.

Année : Avril 2017 – Mars 2018
Charge : 50 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE

Le Département et la Métropole s’engage dans une démarche de dématérialisation, et plus précisément d’Archivage Électronique. Cette initiative est issue de l’impulsion de l’État et d’une mise en conformité pour une meilleure efficience dans la production et traitement des « documents », leur circulation et leur conservation.

Ces changements nécessitent que les différents acteurs du Département et de la Métropole soient sensibilisés aux enjeux et contraintes de ces projets et partagent une compréhension de ces mutations incontournables. C’est notamment le cas en ce qui concerne l’archivage électronique. Les Archives du département du Rhône et la métropole de Lyon ont souhaités être accompagnés dans le cadre d’un projet de mise en place d’un système d’archivage électronique mutualisé.

La prestation réalisée par XDEMAT comporte trois phases :

  • Une première phase de sensibilisation à l’état de l’art autour de l’archivage électronique et plus globalement autour des enjeux de la dématérialisation documentaire. Elle a pour but une montée en compétences et de communiquer sur le projet. Le livrable de cette phase sera sous forme de support de présentation et communication.
  • La deuxième phase vise à définir les différentes possibilités d’intégration d’un système d’archivage électronique mutualisé. L’analyse est centrée sur les moyens humains, techniques, financiers et juridiques à mettre en œuvre.  Un scénario de déploiement sera approfondi associé à un benchmark. Le livrable de cette phase sera des spécifications générales en prévision de la rédaction d’un cahier des charges par les équipes des collectivités.
  • La troisième phase a pour objectif de définir  le périmètre documentaire prioritaire pour le système d’archivage électronique. Après une phase d’ateliers, 3 productions documentaires seront identifiés comme les plus prioritaires. Le livrable de cette phase sera la partie fonctionnelle du cahier des charges.

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