Départements d’Indre-et-Loire & Loir-et-Cher

Archivage ElectroniqueMutualisationSAE

Posté par : Capucine Xdemat    06 mars 2019    

Logo du département d'Indre-et-Loire et du département de Loir-et-Cher

Client :  Indre-et-Loire & Loir-et-Cher
Objet : Etude de faisabilité portant sur la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique Mutualisé
Contexte : Les départements d’Indre-et-Loire et de Loir-et-Cher ont fait le constat de l’accroissement des données et documents électroniques et des coûts importants liés à la mise en place d’un SAE.

Dans ce contexte, les deux départements ont souhaité mutualiser leur démarche en menant une étude de faisabilité préalable à la mise en œuvre d’un SAE mutualisé.

Xdemat a réalisé  cette étude de faisabilité.

Année : Mai 2017 – octobre 2017
Charge : 47 jours
Type : Forfait

 

PRÉSENTATION DÉTAILLÉE

L’étude réalisée par Xdemat s’est décomposée en 4 temps :

  1. Analyse de l’existant et des besoins
  2. Etat de l’art et étude comparative des solutions du marché
  3. Définition et analyse de trois scénarios
  4. Évaluation des coûts du scénario cible et recherche de financements possibles

Au terme d’une douzaine d’ateliers conduits avec les DSI, les Archives départementales et des services producteurs des deux départements, Xdemat a réalisé une synthèse de l’existant et des besoins accompagné de recommandations.

Cette analyse a mis en évidence des souhaits fondamentaux exprimés par les deux départements et dont le reste de l’étude a tenu compte :

  • Premièrement, le souhait d’externaliser l’hébergement du SAE.
  • D’autre part, la volonté de préserver les possibilités d’élargissement de la mutualisation en direction d’autres départements et collectivités de la Région intéressés.
  • Mais aussi, le souhait d’un des deux départements de conserver le logiciel de SAE déjà en sa possession.

Les scénarios élaborés ont permis d’aboutir aux conclusions suivantes :

  • Tout d’abord, la mutualisation permet de réduire les coûts de manière conséquente et proportionnelle au nombre de partenaires.
  • L’infrastructure du SAE sera donc mutualisée et hébergée dans un datacenter. Les données seront quant à elles bien séparées et gérées dans des instances imperméables.
  • Le choix du logiciel d’archivage électronique s’est porté sur Asalae, correspondant aux besoins des deux collectivités.
  • Enfin, les deux collectivités opteront pour les mêmes flux pilotes candidats au versement dans le SAE, ce qui peut permettre également de mutualiser la prestation de mise en œuvre initiale.

D’autres collectivités de la région Centre – Val de Loire rejoignent actuellement ce projet. Il s’agit entre autres des départements du Cher, du Loiret et de l’Indre, d’Eure-et-Loir, de la Région et d’Orléans métropole.

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