Durance Luberon Verdon Agglomération

AccompagnementagglomérationarchivageAs@laedéploiement technique SAEDLVAFAST

Posté par : Ann-maël GOULVESTRE    06 juillet 2020    

Client : Durance Luberon Verdon Agglomération (DLVA)
Objet : Prestation d’AMO technique pour le déploiement du SAE As@lae
Contexte : La DLVA a déjà installé le logiciel d’archivage électronique As@lae ainsi que l’orchestrateur Pastell et réfléchit désormais aux périmètres documentaires dématérialisés à intégrer dans cet outil.

Elle a fait appel à Xdemat pour l’accompagner dans la mise en place d’une stratégie de déploiement de son SAE.

Année : 2019
Charge : 24 jours
Type : Forfait/accord-cadre

PRESENTATION DETAILLEE:

L’étude réalisée par Xdemat s’est décomposée en 2 phases :

  1. Analyse de l’existant et des besoins
  2. Feuille de route constituée d’un plan d’actions à mettre en œuvre.

La première phase du projet a consisté en la tenue de plusieurs ateliers auprès d’interlocuteurs techniques et fonctionnels.

Les objectifs étaient tout d’abord de procéder à une étude des processus métiers et de la place de la documentation dématérialisée dans la chaîne de confiance, afin de pouvoir définir le « moment de l’archivage » pour respecter cette chaîne de confiance.

Les ateliers ont permis d’établir l’exhaustivité, pour les processus étudiés, des documents à archiver et d’en établir également les règles de gestion et de conservation. Ils ont aussi permis la projection d’autres périmètres à archiver à court et moyen termes. Les livrables associés à cette phase comprenaient le support de la réunion de lancement, le guide d’animation ainsi que les comptes rendus des ateliers de travail, un rapport de synthèse de l’analyse des périmètres (intégrant les obligations réglementaires, les sources de données et de documents).

La seconde phase s’est concrétisée par un plan d’action pratique, technique, et exhaustif pour la bonne mise en place de l’archivage électronique à la DLVA pour les périmètres précisément définis en phase 1. Cette étude a ainsi mis en exergue les logiques de connexion techniques des outils de la DLVA avec le SAE As@lae, notamment la mise en œuvre du SEDA grâce à Pastell. Le livrable offre également un plan d’actions, associé à un planning de déploiement, et une projection des coûts attendus.

 

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