Métropole Nice Côté d’Azur – Archivage des mails

AMOArchivage ElectroniqueEtablissement Publicmail

Posté par : Léa Marquet    20 juillet 2020    

CLIENT : Métropole Nice Côte d’Azur
OBJET : Accompagnement à la définition d’une stratégie d’archivage des mails.
Contexte : La Métropole de Nice Cote d’Azur mène, ou a mené, un certain nombre de projets incluant une brique de dématérialisation documentaire. La Métropole s’était déjà lancée, avec l’appui de Xdemat, dans une démarche de mise en place d’un SAE .

Dans la continuité de la mission d’archivage électronique confiée à Xdemat, la Métropole de Nice Cote-d’Azur a déjà commencé à travailler sur la mise en place d’une politique de gestion des courriels. Cette dernière a été sanctionné en 2014 par la rédaction d’une note sur la gestion du patrimoine informationnel de l’entreprise appliquée à la messagerie électronique. Avec le déploiement progressif de la dématérialisation des processus métiers, de la GED, et bientôt du système d’archivage électronique, elle souhaite de mettre à jour sa réflexion pour arriver à une organisation « utile et utilisable ».

Année : Décembre 2018 – Septembre 2019
Charge :  30 jours
Type : Forfait

Prestation réalisée :

La mission qui a été confiée à XDEMAT a de fait plusieurs objectifs :

  • La sensibilisation des services aux enjeux de l’archivage des courriels et de leur gestion,
  • Réaliser une image, un état des lieux des pratiques concernant la gestion des messageries,
  • Réaliser un état de l’art réglementaire afin que ce dernier soit appliqué.

La prestation réalisée par XDEMAT s’est déroulée en trois grandes phases :

  • La première phase consiste en la réalisation d’un état de l’art réglementaire et juridique, ainsi que les bonnes pratiques sur la gestion, le stockage et l’archivage des courriels. Cette phase permet de faire la présentation du cadre réglementaire, de faire un audit sur les pratiques concernant les courriels ainsi qu’un premier retour d’expérience.
  • La deuxième phase a pour objectif d’identifier les périmètres éligibles et à réfléchir à la mise en place de règles de gestion. Lors de cette phase XDEMAT a mené des ateliers pour recueillir les informations/besoin avec un double objectif  :
    • Celui d’analyser les processus métiers et la place que le courriel y tient,
    • Celui d’analyser les pratiques concernant les courriels,
    • Celui d’analyser les périmètres éligibles à l’archivage des courriels.

Cet état des lieux sert de base à la synthèse et aux futurs règles de gestion.

  • La troisième phase a pour objectif de définir la cible organisationnelle, technique et fonctionnelle. XDEMAT initialisera la démarche avec trois propositions de méthodologie. Une fois le scénario-cible établi, il est nécessaire de définir des logiques techniques, d’orientation et de conduite au changement et d’évaluer les coûts.

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