Région SUD

AccompagnementArchivage hybrideSAESIA;

 

Client :	Région SUD La Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur est une collectivité territoriale. Son rôle consiste à rendre un service public en veillant à l’intérêt général des habitants, à leur bien-être et à l’égalité des chances sur le territoire régional.
Objet :	Accompagnement préalable  à la mise en place d’un système d’archivage hybride
Contexte :	A ce jour plusieurs sujets sont d’actualité dans la collectivité. Le premier est le changement de système d’informations archivistique (SIA) que la Région a déployé en 2005 et le deuxième la mise en place d’un système d’archivage électronique. Les deux outils devront être connectés afin de faciliter la communication et de bénéficier d’une interface unique de consultation. Ce projet, s’intègre dans le projet de « Sud 3.0 », programme de Modernisation de la Région Sud.
Année :	Janvier 2020 – à aujourd’hui
Charge :	47 jours
Type :	Forfait

PRESTATION DETAILLEE

Dans ce contexte l’objectif de la prestation est triple :

• Établir un état des lieux sous forme de diagnostic
• Proposer une stratégie d’archivage hybride, prenant en compte deux outils : le SIA et le SAE, ainsi que leur connexion afin d’avoir une interface de consultation unique. Cette stratégie devra aussi prendre en compte les possibles connexions avec d’autres applications métiers ou transverse.
• Aider au choix de la/des solutions.

Pour atteindre cet objectif Xdemat a réalisé les prestations suivantes :

• La première prestation consiste en un état des lieux sous forme de diagnostic au travers d’ateliers de recueil des besoins, d’analyse de l’existant avec les différents acteurs référents. Elle donne lieu à une synthèse proposant des préconisations.
• Puis la seconde phase s’attache à l’élaboration de divers scenarii de mise en œuvre, au terme desquels la Région SUD doit retenir un scénario cible à approfondir.
• Ensuite la troisième phase correspondant à la rédaction du cahier des charges : CCTP, du CCAP ainsi qu’une aide à la rédaction du RC.
• Enfin la dernière phase consiste en un accompagnement à la passation du marché et à la consultation. Afin de choisir une solution, XDEMAT réaliser une synthèse des offres avec un tableau comparatif.