RTM

accompagnement méthodologiqueBPMNGEDRTMSAE

Posté par : Iris Schaal    14 septembre 2019    

 

Client : RTM
Objet : AMOA PA – référentiels processus et documentaires
Contexte : La gestion de la documentation dans les services de la RTM est assez disparate et s’appuie sur quelques logiciels :

  • Sharepoint, pour la gestion des documents projets. Mais sans organisation définie.
  • Un outil de GMAO, KARL
  • SAP

La RTM souhaite acquérir une GED à déployer sur les infrastructures internes, et un SAE externalisé

Année : Février 2015- Juillet 2016
Charge : 22 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE:

Afin d’organiser sa gestion documentaire, la RTM a décidé de se lancer dans un projet d’études de ses référentiels et processus afin de mettre en place une politique d’archivage.

XDEMAT a accompagné la RTM dans la mise en place de cette politique et l’étude de ces processus. La prestation s’est déroulée en plusieurs étapes :

– L’AMO Process:

  • Définition des processus existants soumis à la dématérialisation :
    • Via une méthodologie d’entretiens, nous avons rencontré divers référents dans les services afin de recueillir leurs processus en place. Chaque entretien a donné lieu à un compte-rendu.
    • Nous avons ensuite modélisé les processus selon la notation BPMN afin d’en voir les axes d’améliorations
  • Proposition des processus-cible :
    • Grâce à la modélisation des processus existants, nous avons pu mettre en avant les axes d’amélioration
    • Nous avons opéré une nouvelle modélisation en prenant en compte une organisation cible dématérialisée
  • Etablissement d’un référentiel de conservation pour les documents traités dans ces processus :
    • Dans chaque processus, nous avons isolé les documents reçus, produits, et gérés
    • Nous avons établi des règles de gestion pour chacun d’eux, notamment en ce qui concerne leur DUA (Durée d’Utilité Administrative) et le sort final (Conservation ou Destruction)
  • Construction d’une politique d’archivage :
    • La Politique d’Archivage est un document général visant à définir les principales règles d’archivage, notamment les acteurs et les finalités de l’archivage
    • Elle doit être validée au plus haut niveau de la hiérarchie
    • Nous avons ainsi construit cette politique selon les modèles nationaux établis, en prenant en compte les spécificités de la RTM
  • L’AMO-GED :
    • Rédaction du DCE :
      • Grâce à une expression des besoins faite en interne par la RTM, avec l’aide de Xdemat, nous avons pu établir un CCTP
      • Nous avons aussi réalisé les documents annexes au CCTP constituant le DCE (CCAP, DPGF, BPU, etc.), ainsi que la grille des fonctionnalités
    • Définition des critères de notation :
      • Les critères de notation sont basés sur la grille des fonctionnalités, qui recense les besoins fonctionnels, techniques et commerciaux de la RTM
      • Nous avons pondéré ces critères afin de prioriser les items les plus importants dans la notation
    • Participation au choix du prestataire d’intégration
      • Participation à la notation des candidats
      • Participations aux soutenances
      • Rapport de synthèse

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