Ville de Bastia

AlfrescoAteliersBastiaciblesDématérialisation comptableGED

Posté par : Ann-maël GOULVESTRE    13 juillet 2020    

Client : Ville de Bastia
Objet : Prestation d’accompagnement au déploiement d’Alfresco pour la dématérialisation de la chaîne comptable et financière
Contexte : La Ville de Bastia s’est lancée depuis quelques années dans plusieurs projets de dématérialisation. Elle est notamment soumise aux obligations de dématérialisation de la chaine comptable et a déjà installé la GED Alfresco pour la gestion des pièces justificatives mais ne l’utilise pas. Les processus actuels de la collectivité sont bien décrits, mais il n’y a pas eu de cible dématérialisée de définie avec l’ancienne AMO (2017).
Année : 2019/2020
Charge : 43 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE:

La Ville de Bastia a sollicité le cabinet Xdemat pour l’accompagner dans son projet de dématérialisation de la chaine comptable et financière, via le déploiement de l’utilisation d’Alfresco notamment.

Dans cette perspective, la prestation réalisée par XDEMAT se déroule en plusieurs phases :

– Une première phase d’analyse des processus et définition d’une cible concrète au travers d’ateliers avec les métiers :

Cette première étape permettra de recenser les processus existants afin de définir un processus transitoire, puis un processus cible (intégrant les répercussions sur le système d’informations notamment en termes d’interfaçage, la mise en place d’une nouvelle organisation pour les métiers, etc).

– Une deuxième phase consacrée à la rédaction des spécifications fonctionnelles détaillées :

Prenant appui sur les informations récoltées lors de la 1ère phase, l’objectif est de rédiger un document de synthèse qui constituera l’expression des besoins détaillée de la Ville de Bastia.

 

 

– Une troisième phase visant à la sélection d’un partenaire intégrateur au sein du réseau INOPS :

L’objectif est de comparer les différents intégrateurs en capacité de mettre en application les spécifications exposées afin d’établir lequel serait le plus à même de remplir ce rôle d’intégrateur pour la Ville de Bastia.

– Les phases 4 et 5 ont trait au suivi du projet, et au contrôle de l’intégrateur choisi.

Xdemat aura le rôle essentiel de piloter le prestataire en représentant la Ville de Bastia et ses intérêts vis- à-vis de l’intégrateur (pilotage d’avancement, suivi du déploiement, comité de suivi de projet, RIDA…). Xdemat interviendra également dans la méthodologie de la recette (définition de la stratégie de recette, validation des scenarii de recette rédigés par l’intégrateur, planification de la recette et encadrement de celle-ci, suivi des anomalies).

Enfin, la dernière phase adressera le volet de l’accompagnement au changement : Indispensable à la réussite du projet de Bastia, Xdemat accompagnera la collectivité dans ses actions de communication à destination des agents, au travers d’outils divers (fiches procédures, vidéos tutos et FAQ.)

 

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