Ville de Miramas

Posté par : Thibault Ribba    13 septembre 2017    

Client : Ville de Miramas
Objet : AMOA pour la mise en œuvre d’une GED Transverse.
Contexte : Dans le cadre de la dématérialisation des documents et des processus de travail collaboratifs, la DSI souhaite disposer d’une GED transverse pour fluidifier, rationaliser et sécuriser les processus d’activités avec le partage et les échanges de documents.

La chaîne comptable, au-delà des aspects factures électroniques, semble être le périmètre pilote idéal pour la mise en œuvre d’une GED transverse permettant de décloisonner les différents métiers : Comptabilité, Marchés publics, Délibérations, etc.

Année : 2017
Charge : 30 jours
Type : Forfait

PRESENTATION DETAILLEE:

Phase 1  d’étude des besoins Afin de connaitre le système d’information disponible et les divers avancements  à travers des entretiens avec les différents métiers impactés par le projet pilote, avec au préalable un :

  • 1 entretien avec la DSI et le service des archives
  • Entretien avec les personnes en charge des projets de dématérialisation
  • les informations seront exposées  dans des Comptes rendus.

Phase 2 : La seconde phase consiste, à l’issu des conclusions de la première, de proposer 3 scénarii envisageables de mise en œuvre de la dématérialisation s’appuyant sur la chaîne documentaire complète. Cette phase répond à plusieurs possibilités :

  • Mise en place et priorisation d’outils
  • Planning de déploiement
  • Proposition de méthodologie
  • Evaluation des coûts

Démarche par processus proposé par Xdemat

Phase 3 : Approfondissement du scénario-cible, c’est-à-dire, pousser l’étude du scénario choisi, durant la phase 2, plus en avant. Le document prendra la forme d’un document de spécification générale, fonctionnelle et technique, nécessaire dans le cadre de la publication d’une consultation. Un accompagnement pour préciser :

  • Les fonctionnalités attendues des outils
  • Le cadre technique dans lequel les outils doivent être déployés
  • L’organisation de la collectivité pour bien mener le projet

Phase 4 Aide au choix d’une solution cible : Une fois le scénario cible sélectionné à l’issu de la phase 3, la phase 4 permet d’étudier les offres du marché et faire une proposition de choix selon les critères préétablis avec la DSI. Cette consultation sera via l’UGAP/INOPS pour le choix d’un intégrateur.

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