Le cabinet Xdemat est sollicité dans le cadre de différents projets tels que des dysfonctionnements constatés, une urgence avérée, une nécessité à la mise en conformité ou encore dans le cadre d’un projet longuement réfléchi et pensé autour d’un groupe de travail.
Xdemat est en mesure de vous apporter la solution adéquate à votre situation et à répondre en tout point à vos exigences et à vos contraintes.
XDEMAT propose à ses clients du secteur privé ou public une méthodologie classique, répondant aux grandes étapes d’un audit :
- Identification de la grille d’audit à dérouler
- Analyse de l’existant à auditer (déclaratif ou non)
- Etablissement d’un Gap Analysis / Niveau de conformité par rapport à la cible
- Préconisations de mise en conformité
- Accompagnement à la mise en conformité à court, moyen et long terme.
Ces audits peuvent être réalisées sur la base d’une réglementation, d’une norme, ou d’une cible organisationnelle et/ou technique proposée par nos clients
- Audit situationnel
La réalisation de diagnostic et/ou d’audit permet de mettre en évidence une défaillance soit un risque qui n’avait jusque-là pas été identifié au regard d’une cible organisationnelle actée par un établissement.
Une fois ces constats identifiés et analysés, nous serons en mesure de vous proposer des recommandations indispensables et efficientes. Elles permettront de faire évoluer votre gestion de l’informations (documents et/ou données) en dissipant les risques.
- Audit de conformité aux normes en vigueur
L’audit de conformité réalisé par XDEMAT consiste à étudier et à analyser un système existant selon l’application d’une norme ou d’une réglementation. Cet audit permettra de formuler les recommandations et les évolutions nécessaires dans le but de remédier aux éléments non-conformes.
Cet audit peut concerner la conformité à de nombreuses normes applicables à différents secteurs de manière globale :
- NFZ42-013/NF461, pour l’archivage électronique
- NFZ44-022 (MEDONA), pour l’interopérabilité d’un Système d’Archivage Electronique
- NFZ42-026, afin de produire une copie fidèle et durable, et par voie de conséquence, détruire les originaux papiers après numérisation
- ISO 14721 (OAIS), pour la mise en place d’une organisation documentaire efficiente.
- ISO 15489 (MOREQ et RM) et ISO série 3030x (Gestion des documents d’activité) pour la mise en place d’une gouvernance de l’information
Nous avons également des expertises précises et sectorielles sur plusieurs sujets :
- Audit pour la préparation à l’agrément d’opérateur d’archivage (SIAF) dans le secteur public
- Audit pour devenir Hébergeur de données de santé
- Gestion documentaire et des données dans le cadre de l’ISO9100
- Audit des niveaux de confidentialités appliqués dans le secteur de la défense.
- Et bien d’autres !
Le rôle de conseil et de coaching proposé par XDEMAT concerne un grand nombre d’activités et de missions caractérisés par la nature du projet et des besoins. Sans s’intégrer dans des missions à long terme, nous pouvons intervenir ponctuellement et en conseil sur chaque étape de vos projets :
- stratégique
- dans le traitement des données électroniques (nativement numériques ou numérisées)
- pour la sélection de solutions
- au moment de la mise en œuvre
- dans l’accompagnement au changement
- dans la politique de gestion des données
- pour l’accompagnement dans la définition, modélisation et mise en place de Workflow (processus métier)
- Etc.
Dans cette logique, nous avons développer une activité de coaching, permettant un suivi régulier des activités projets, en appui des équipes internes de nos clients. Nous pouvons notamment :
- Mettre en place une délégation de chefferie de projet
- Participer à certaines étapes clefs de vos projets (COPIL, présentation à la direction, etc.)
- Assurer un suivi de type PMO (réunion hebdomadaire, mise en place d’un RIDA, relances régulières, etc.)
- Sollicitations ponctuelles, sur des sujets d’expertises précis
- Proposer une dégressivité de notre coaching pour une autonomisation progressive de nos clients